Finanzstruktur E-Rechnung

Für Selbständige und kleine Betriebe · E-Rechnungen prüfen, freigeben und selbst schreiben

Version 2026.42.0 · Rechtsstand 24. Oktober 2026 · Erstveröffentlichung 1. November 2026

Seit 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können; ausstellen müssen sie solche ab 2027 oder spätestens ab 2028. Die Finanzstruktur E-Rechnung ist für alle gedacht, die dafür kein eigenes Rechnungsprogramm haben und ihre Rechnungen bisher mit Word oder Excel geschrieben haben: Solo-Selbständige, Handwerker, Freiberufler und kleine Betriebe. Das Programm zeigt eingehende E-Rechnungen lesbar an, prüft sie nach festen Regeln, organisiert die Freigabe und schreibt eigene Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Es ist kostenlos, liegt als ZIP-Paket bereit und läuft vollständig lokal im Browser, ohne Installation und ohne Datenversand.

Welche Ausgabe passt?

Beide Ausgaben prüfen mit demselben Prüfkern und denselben Regelfassungen. Sie unterscheiden sich darin, was außer der Prüfung dazugehört.

Rechnungen selbst speichert keine der beiden Ausgaben. Eine geöffnete Rechnung bleibt nur im Arbeitsspeicher; aufbewahrt wird die Originaldatei dort, wo Sie sie abgelegt haben.

Einblick in die Oberfläche

Die E-Rechnungspflicht in Kürze

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (§ 14 Umsatzsteuergesetz):

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Eine Übergangszeit gibt es dafür nicht.
• Ausstellen bis Ende 2026: Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen bleiben zulässig, andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers.
• Ausstellen im Jahr 2027: Andere Rechnungen sind nur noch für Unternehmen zulässig, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat (§ 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz).
• Ab dem 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle Unternehmen im Inland.

Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatleute, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung), dürfen es aber. Die Übersicht vereinfacht; die Einzelheiten, Sonderfälle und Fundstellen stehen im Ratgeber des Programms.

Die drei Bausteine der Vollversion

1. Eingangsrechnungen prüfen

Sie ziehen die Datei in das Programmfenster. Das Programm zeigt die Rechnung als PDF, als lesbare Darstellung und als Datensatz und prüft sie ohne weiteren Klick. Grundlage sind feste, nachvollziehbare Regeln mit Kennung, Fundstelle und Fassung: für die Technik die offiziellen Prüfregeln der EN 16931 und der XRechnung, für alles Weitere eigene Regeln zu Rechnungsform, Pflichtangaben, Rechenwegen und Umsatzsteuer. Das Programm schätzt nichts und bewertet nichts mit künstlicher Intelligenz.

• Ampel je Bereich — Form der E-Rechnung, Pflichtangaben, rechnerische und steuerliche Prüfung.
• Drei Ergebnisarten — Fehler (eine Vorgabe ist verletzt), Schwachpunkt (ein Risiko oder eine Auslegungsfrage) und „manuell prüfen“ (lässt sich nicht automatisch prüfen, etwa ob die Leistung erbracht wurde). Ist die Rechtslage nicht abschließend geklärt, meldet das Programm die strengere Ergebnisart und sagt das.
• Handlungssatz — was zu tun ist und wer zuständig ist.
• Rückfragen während der Übergangszeit — kommt noch eine PDF- oder Papierrechnung, fragt das Programm nach Leistungsdatum, Rechnungsdatum und Vorjahresumsatz des Lieferanten und sagt, ob diese Form noch zulässig ist.
• Empfänger richtig angegeben? — Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung werden mit Ihren eigenen Angaben abgeglichen, auch mit einer früheren Anschrift.
• Prüfprotokoll — mit Prüfsumme der Datei, Prüfzeitpunkt, Fassung der Regelwerke und allen Befunden, als ausfüllbares PDF-Formular zum Abheften.
• Korrekturbitte — ein fertiger Brief „Bitte um Berichtigung Ihrer Rechnung“ für den Fensterbriefumschlag, als PDF oder als E-Mail-Entwurf mit dem Prüfprotokoll als Anlage. Das Programm versendet nichts selbst.
• Mehrere Rechnungen — bis zu 200 Dateien oder ein ganzer Ordner nacheinander, mit Übersicht und Hinweis auf doppelte Dateien und Rechnungsnummern.

2. Rechnungslauf mit Freigaben

Sobald mehr als eine Person eine Rechnung ansieht, bevor sie bezahlt wird, hilft der Laufzettel. Im Handwerksbetrieb sieht das Büro die Rechnung zuerst, der Meister bestätigt, dass die Leistung erbracht ist und die Mengen stimmen, und der Inhaber gibt die Zahlung frei. Der Laufzettel ist ein ausfüllbares PDF-Formular, das per E-Mail oder über einen gemeinsamen Ordner von Station zu Station geht; jede Station trägt Name, Datum und ihre Prüfpunkte ein.

• Rechnungslauf — viele Laufzettel auf einmal einlesen und sehen, was auf die eigene Station wartet, mit Skontofrist und Hinweisen.
• Gemeinsam abzeichnen — mehrere Laufzettel in einem Durchgang abzeichnen und zurückgeben; weiterleiten an eine bestimmte Person, wenn etwas zu klären ist.
• Eigene Stationen — die Vorlage des Laufzettels lässt sich an den Betrieb anpassen; wer keine Bauleitung hat, streicht sie.
• Mitarbeiter und Anmeldung — wahlweise mit Rollen und sichtbaren Bereichen. Die Anmeldung ist eine Sperre der Oberfläche, kein Zugriffsschutz auf die Datei.

3. Eigene E-Rechnungen schreiben

Im Bereich „Rechnung erstellen“ entsteht die Rechnung aus Ihren Stammdaten: Unternehmen, Kunde, Positionen aus dem Katalog der Artikel und Leistungen. Das Programm rechnet centgenau und prüft die fertige Rechnung mit denselben Regeln wie eine eingehende. Speichern lässt sie sich erst, wenn die Prüfung keinen Fehler findet; ein Empfänger mit eigener Prüfung würde eine fehlerhafte Datei abweisen.

• Zwei Formate — XRechnung (Syntax UN/CEFACT CII), wie Behörden sie meist verlangen, oder ZUGFeRD-PDF: eine lesbare Rechnung mit eingebettetem Datensatz im Profil EN 16931, nach der Archivnorm PDF/A-3, mit Logo und Fußzeile wie bei einer Briefrechnung.
• Rechnungsarten — Rechnung, Teilrechnung (Abschlag), Rechnungskorrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und Gutschrift; bei der Schlussrechnung die Anzahlungen abziehen.
• Steuerliche Sonderfälle — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei Bauleistungen (§ 13b Umsatzsteuergesetz), steuerfreie Umsätze mit Hinweis auf die Befreiung, Kleinunternehmer mit dem vorgeschriebenen Vermerk (§ 19 Umsatzsteuergesetz) und der Hinweis auf die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten.
• Anhänge — Stundennachweis, Aufmaß oder Leistungsverzeichnis werden in die Rechnung eingebettet.
• Entwurf als Vorlage — die Rechnung des Vormonats als Vorlage für die nächste Monatsrechnung, mit neuer Nummer und neuem Datum.
• Ausgegebene Rechnung — eine gespeicherte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern; Fehler berichtigt eine Rechnungskorrektur, die auf sie verweist. Die Rechnungsnummer vergeben Sie selbst aus Ihrem Nummernkreis.

Für wen sich das Rechnungsmodul eignet

Das Rechnungsmodul ersetzt kein Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramm. Jede Rechnung entsteht einzeln. Das Programm vergibt keine Rechnungsnummern, führt keine offenen Posten, mahnt nicht, bucht nicht, hat keine Schnittstelle zu DATEV und versendet nichts. Sinnvoll ist es deshalb für kleinere Unternehmen mit wenigen Rechnungen im Monat — als Faustregel: so viele, wie Sie bisher ohne Mühe mit Word oder Excel geschrieben haben. Typische Fälle:

• Die Solo-Selbständige, etwa Grafikerin, Übersetzerin oder Softwareentwickler, die jeden Monat einem oder zwei Stammkunden ihre Leistungen in Rechnung stellt. Die Rechnung des Vormonats dient als Vorlage; Nummer, Datum und Stunden werden angepasst.
• Der Handwerker mit kleinem Betrieb, der ein Projekt im Monat abrechnet: Abschlagsrechnungen während der Arbeiten, die Schlussrechnung mit Abzug der Anzahlungen, das Aufmaß als Anhang und bei Bauleistungen für andere Bauunternehmen die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Die Musikband, die einige Male im Jahr bei Firmenfeiern oder für Veranstalter spielt und jeden Auftritt einzeln abrechnet. Rechnungen an Privatleute, etwa für eine Hochzeit, fallen nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung.
• Das Aufsichtsrats- oder Beiratsmitglied, das seine Vergütung einmal im Jahr gegenüber der Gesellschaft abrechnet, soweit es dabei umsatzsteuerlich als Unternehmer tätig ist. Ob das zutrifft, hängt von der Gestaltung der Vergütung ab und ist mit der Steuerberatung zu klären.
• Der Sachverständige oder Ingenieur, der Gutachten und Planungsleistungen einzeln abrechnet, mit Stundennachweis oder Leistungsverzeichnis als Anlage.

Die light-Ausgabe

Die light-Ausgabe ist für alle gedacht, die nur eingehende Rechnungen prüfen und bei Mängeln eine berichtigte Rechnung anfordern wollen — etwa Selbständige, deren Rechnungen ein Steuerbüro oder ein Rechnungsprogramm schreibt. Sie hat denselben Prüfkern wie die Vollversion, aber nur das, was man zum Prüfen und Verstehen einer einzelnen Rechnung braucht: Rechnung ansehen und prüfen, Prüfprotokoll, Korrekturbitte, Ratgeber und Regelwerk.

Es gibt keine Anmeldung, keine Lieferanten und Kunden und keinen Rechnungslauf. Gespeichert werden nur Ihre eigenen Unternehmen, damit das Programm prüfen kann, ob eine Rechnung richtig an Sie adressiert ist. Ohne erfasste Unternehmen gilt jede Rechnung als Eingangsrechnung, und der Abgleich des Empfängers entfällt; der Prüfumfang sagt das ausdrücklich. Sichern Sie Prüfprotokoll und Korrekturbitte als PDF, denn Eingaben zu einer Rechnung gehen beim Schließen verloren.

Was das Programm leistet

Datenschutz und Sicherheit

Das Programm läuft vollständig im Browser. Eine Netzwerksperre in der Datei (Content-Security-Policy mit connect-src 'none') verbietet dem Browser jede automatische Verbindung aus dem Programm heraus; eine eingebaute Sicherheitsprüfung zeigt die Sperre und weist nach, dass keine externen Ressourcen geladen wurden. Für die Schemaprüfung enthält das Programm eine eingebettete Komponente in WebAssembly (libxml2); sie öffnet keine Verbindung nach außen.

Rechnungen werden nie gespeichert, weder in der Datei noch im Browser. Gespeichert werden nur Einstellungen und Stammdaten in Ihrer Arbeitsdatei; bewahren Sie diese wie andere Buchhaltungsunterlagen auf. Geben Sie eine Korrekturbitte oder einen Laufzettel an Ihr Mailprogramm weiter, gelten ab diesem Schritt dessen Einstellungen.

Rechtsgrundlagen und Prüfregeln

Jede eigene Regel nennt ihre Fundstellen getrennt nach Quellenebene, damit erkennbar bleibt, wie verbindlich eine Quelle ist:

• Gesetz: Umsatzsteuergesetz, vor allem § 14 (Rechnung, E-Rechnung, Pflichtangaben), § 14a (Sonderfälle), § 13b (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) und § 27 Absatz 38 (Übergangsregeln); Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung; Einkommensteuergesetz §§ 48 bis 48b (Bauabzug); Abgabenordnung §§ 146, 147 (Aufbewahrung).
• Verwaltungsauffassung, amtlich veröffentlicht: Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026, Umsatzsteuer-Anwendungserlass und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
• Verwaltungsauffassung, nicht amtlich veröffentlicht: Antwortschreiben des Ministeriums an Verbände; das Programm kennzeichnet sie so.
• Technische Normen: EN 16931 mit den Prüfregeln des Europäischen Komitees für Normung, XRechnung 3.0 mit den Prüfregeln der Koordinierungsstelle für IT-Standards und ZUGFeRD im Profil EN 16931.

Regeln und Ratgeber geben Gesetz und Verwaltungsauffassung zum 24. Oktober 2026 wieder. Maßgeblich bleibt der geltende Gesetzestext. Neue Fassungen des Programms zeigt der Update-Prüfer an.

Was das Programm nicht übernimmt

• Kein Versand und kein Postfach: Empfang, Übermittlung und Aufbewahrung laufen über Ihr Mailprogramm, ein Portal oder Ihr Archiv.
• Keine Buchhaltung: keine Rechnungsnummern, keine offenen Posten, keine Schnittstelle zu DATEV.
• Sachliche Prüfung: Ob die Leistung erbracht wurde und Mengen und Preise stimmen, bestätigen Sie selbst, auf Wunsch über den Laufzettel.
• Bildteil und Datensatz: Ob der PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung zum Datensatz passt, lässt sich nicht automatisch prüfen; maßgeblich ist der Datensatz.
• Grenzen der Dateien: Dateien über 50 MB öffnet das Programm nicht; eigene Rechnungen entstehen nur in der Syntax CII, nicht in UBL.

Systemvoraussetzungen

• Chrome oder Edge: erprobt, alle Funktionen — Ordner wählen, Speichern am bisherigen Ort, Update mit einem Klick.
• Firefox: in aktueller Version nutzbar, mit Einschränkungen: Ablageordner lassen sich nicht festlegen, Laufzettel wählen Sie einzeln, und Speichern legt eine neue Datei im Download-Ordner ab, statt die Arbeitsdatei zu überschreiben.
• Safari, iPad und iPhone: nicht geeignet.
• Windows, macOS oder Linux; keine Internetverbindung erforderlich.

Häufige Fragen

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